Gestion de yacht

En tant que gestionnaire du yacht, Westmar prend en charge l'exploitation du bateau. L'équipage est coordonné, l'état technique surveillé, l'entretien et les réparations planifiés, le budget administré, et le yacht maintenu prêt à l'emploi. L'armateur a un interlocuteur et un responsable, au lieu d'une douzaine de relations à entretenir.

L'étendue de la mission s'adapte au bateau et au degré d'implication souhaité — du yacht à usage privé qui demande un contrôle mensuel et un rapport de saison, à la gestion opérationnelle complète avec équipage, conformité et administration multipartite.

Prestations de base

• Recrutement et coordination de l'équipage — sourcing, emploi conforme à la MLC 2006, contrats d'engagement maritime, suivi des certifications STCW et de leurs revalidations, planification des rotations, registres des heures de repos et paie
• Surveillance technique et planification de l'entretien — suivi de l'état, entretien planifié, coordination des travaux et suivi des défauts
• Préparation et contrôle du budget — budget annuel, gestion contre ce budget et administration des comptes
• État du pavillon et classification — liaison avec le registre et la société de classification, échéances des visites statutaires et de classe, administration ISM et ISPS quand le bateau est en exploitation commerciale, préparation au Port State Control, certificats maintenus à jour
• Soutien opérationnel mondial — places de port, agents, fournisseurs, logistique et connectivité, où que soit le yacht
• Planning et itinéraires — programme de saison, préparation des itinéraires et calendriers d'utilisation quand le yacht est partagé entre armateurs
• Comptes rendus à l'armateur — rapports réguliers d'état et de situation, en anglais, espagnol, français ou allemand

Cette liste dessine le service, elle n'en fixe pas la limite. En pratique, le rôle absorbe tout ce qui s'interpose entre l'armateur et un yacht qui fonctionne.

Gestion financière

• Préparation du budget annuel, et gestion contre un budget approuvé par l'armateur
• Administration complète des comptes — accès bancaire, exécution des paiements et supervision du programme de cartes
• Suivi des coûts contre le budget, avec des écarts expliqués plutôt qu'absorbés
• Passation comptable et liaison pour les comptes statutaires et finaux
• Quand les dossiers sont incomplets, reconstitution forensique de la comptabilité passée en un grand livre auditable, à partir des relevés bancaires, des données cartes et des factures

Gestion de l'équipage

L'équipage est le premier poste récurrent sur la plupart des bateaux, et la première source de responsabilité. L'administration qui l'accompagne est tenue dans les règles, pas improvisée.

• Recrutement, période d'essai et fin de contrat, menés conformément au contrat d'engagement maritime
• Emploi via des structures d'employer of record, avec des SEA relus à l'aune de la MLC 2006 et corrigés là où ils pèchent
• Certifications STCW et revalidations suivies, ainsi que les certificats médicaux ENG1 ou équivalents et les visas propres au pavillon
• Planification des rotations, registres des heures de repos et supervision de la paie
• Suivi des congés acquis et apurement du passif accumulé — régulièrement le poste qui ressurgit désagréablement en fin de saison
• Obligations de rapatriement et de garantie des salaires au titre de la MLC, comprises et provisionnées
• Gestion des incidents médicaux d'équipage, y compris la facturation hospitalière et le recouvrement auprès du Club P&I ou de l'assureur médical

Conformité, assurances & sinistres

• Administration du pavillon et liaison avec le registre, que le bateau soit sur un registre du Red Ensign Group, à Malte, aux Îles Marshall ou ailleurs
• Liaison avec la société de classification — Lloyd's Register, DNV, Bureau Veritas, RINA ou ABS — avec les échéances de classe et statutaires suivies pour que rien n'expire
• Administration ISM et ISPS quand le bateau est immatriculé au commerce, et préparation au Port State Control
• Conformité au code yacht applicable — REG Yacht Code ou ses prédécesseurs — gardée en vue quand des travaux sont spécifiés
• Gestion des polices corps, P&I et médicales d'équipage via courtiers et correspondants du Club
• Sinistres menés de bout en bout — constitution du dossier, présentation de la réclamation, et contestation d'une position du Club ou de l'assureur qui ne tient pas

Places de port, fournisseurs & logistique

• Recherche et négociation de la place annuelle entre marinas en concurrence, évaluées sur l'économie comparative complète et non sur le tarif affiché
• Places de passage, et défense des réservations contestées
• Coordination des agents pour les saisons de croisière et les convoyages
• Gestion du portefeuille de fournisseurs et de contrats
• Contrats de communication et de connectivité, y compris VSAT et Starlink

Technique & entretien

• Programmation de l'entretien planifié et coordination des périodes de chantier
• Administration des contrats de service du motoriste — contrats de couverture étendue, cessions, renouvellements et rapports d'heures prévisionnelles
• Suivi des défauts et des garanties auprès des réseaux de service constructeurs
• Coordination des travaux, expertises et rapports d'état

Bateaux partagés et multi-armateurs

Quand un yacht appartient à plusieurs parties, c'est l'administration qui pose généralement problème. Les calendriers d'utilisation sont tenus avec répartition des semaines et équilibre entre haute saison et intermédiaire, les budgets et appels de fonds sont coordonnés entre armateurs, et l'interface entre l'exploitation quotidienne et l'entité juridique propriétaire du bateau est gérée pour que les décisions soient documentées plutôt que retenues différemment par chacun.

Reprendre une gestion existante

Une gestion peut être reprise en cours de saison, y compris des mains d'un prédécesseur qui a failli. Ce travail a été fait : dossiers reconstitués à partir d'une passation fragmentaire, puis banque, emploi de l'équipage, assurances, place de port et fournisseurs rétablis dans l'ordre — équipage et assurances d'abord, parce qu'ils portent l'exposition immédiate, puis banque et fournisseurs, puis l'historique.

Ce n'est ni le point de départ normal, ni la mission normale. C'est ici parce que cela montre ce que le service peut absorber quand la situation n'a plus rien de routinier.

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